Durchführung (Phase 2):  Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Durchführung der MAB

Abb.: Beratungsunterstützung beim Mitarbeiterbefragung durchführen

 

Bei der Durchführung der Mitarbeiterbefragung konzentriert sich die Beratungsunterstützung durch uns auf folgende Schlüsselaufgaben:

  • Print-Fragebogen drucken, Online-Fragebogen erstellen
  • Print-Fragebogen verteilen, Zugangsdaten bei Onlinebefragungen versenden
  • fristgerechtes Ausfüllen des Print- oder Online-Fragebogens überwachen und unterstützen
  • Rücksendung der ausgefüllten Print- oder Online-Fragebogen organisieren
  • sonstige Schlüsselaufgaben erfüllen (z.B. Handhabung des Zuordnungsproblems)

 

Die Durchführung der Mitarbeiterbefragung erfolgt in einem festgelegten Zeitrahmen. Die Frage, ob Online-, Print- oder Hybridbefragung, muss bereits in der Planungsphase entschieden werden. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, den teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen die Wahl zwischen Print- oder Online- Fragebogen zu überlassen.

 

Tipps für die Erfüllung der Schlüsselaufgaben:

  • Bei Printbefragungen ist der Druck des genehmigten Fragebogens in der benötigten Anzahl und in den gewünschten Sprachen (bei mehrsprachiger Befragung) ein erster wichtiger Schritt, der in Eigenfertigung des Kunden oder durch Fremdvergabe über ISPA consult erfolgen kann. Dabei ist schon in der Planungsphase auf ein werbewirksames Layout zu achten;
  • bei der Online-Befragung erstellen wir einen webbasierten Fragebogen in passendem Unternehmenslayout.

  • die Verteilung der ausgedruckten Print-Fragebogen an die teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen erfolgt im Regelfall innerbetrieblich durch die Personalabteilung und zwar entweder direkt an die einzelnen Adressaten oder auch indirekt (über die jeweiligen Führungskräfte). In großen Unternehmen mit vielen Standorten im In- und Ausland sowie mit unterschiedlicher Erreichbarkeit der Beschäftigten sollten die logistischen Herausforderungen nicht unterschätzt werden;
  • bei der Online-Mitarbeiterbefragung ist ISPA consult gefordert, die Fragebogenlinks an E-Mail Accounts zu versenden und jeweilige Passwörter zu verteilen oder alternativ mitarbeiterspezifische Links zur Sicherung der Anonymität zu verteilen. Alternative: Verteilung der Tans durch Tankärtchen oder Tanbriefe. Die Vorgehensweise ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

  • wichtig ist vor allem, dass die vorliegenden Print- oder Online-Fragebogen fristgerecht, d.h. innerhalb des vorgegebenen Zeitraums (im Regelfall 14 Tage + Verlängerungswoche) ausgefüllt werden, je nach Vereinbarung während oder außerhalb der Arbeitszeit. Nach Ablauf der Frist und der ggfs. gewährten Nachfrist werden keine eingehenden Fragebogen mehr ausgewertet;
  • rechtzeitige Information der Teilnahmeberechtigten über Sinn und Zweck der Mitarbeiterbefragung, positive Stellungnahmen der direkten Vorgesetzten, erkennbare Unterstützung des Vorhabens durch Geschäftsleitung und Interessenvertretung begünstigen erfahrungsgemäß eine hohe Beteiligung der MitarbeiterInnen. Sie sollten bereits in der Planungsphase realisiert werden, z.B. durch Leitfäden für Führungskräfte, Betriebs- und Personalräte;
  • umstritten ist nach wie vor die Folgewirkung gezielter Anreize in Form von ausgelobten Geld- oder Sachpreisen für teilnehmende MitarbeiterInnen auf die Rücklaufquote bzw. Teilnahmequote. Eindeutig erfolgsversprechend sind gut terminierte Nachfassaktionen (Reminder) sowie der Einsatz von „Hotliner“, die in der Durchführungsphase den teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen für die Beantwortung technischer und anderer Fragen zur Verfügung stehen. Beide Maßnahmen gehören zum Standardinstrumentarium der ISPA consult;
  • für internationale Mitarbeiterbefragungen gilt, dass sich freie Sprachenwahl (bei Online-Befragung) bzw. die Vorlage eines Fragebogens in verschiedenen Sprachen (bei Printbefragungen) günstig auf die Teilnahmebereitschaft auswirken. ISPA consult hat sich als Förderer internationaler Mitarbeiterbefragungen schon früh dafür entschieden, diesen nutzerfreundlichen Service zu schaffen und den international operierenden Befragungskunden anzubieten.

  • bei Printbefragungen besteht die Möglichkeit, die ausgefüllten Fragebogen entweder über Sammelstellen im Unternehmen gebündelt an ISPA consult zu übersenden (sog. Urnenmodell) oder durch Direktversand mit Rückumschlägen;
  • bei der Online-Mitarbeiterbefragung werden die ausgefüllten Fragebogen mittels SSL-Verschlüsselung sicher an ISPA consult transferiert.

Problembeschreibung: Werden differenzierte Auswertungen der Befragungsergebnisse nach Organisationseinheiten gefordert, ist die korrekte Zuordnung der teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen zu den Organisationseinheiten unabdingbar, bei denen sie im Zeitpunkt der Befragung beschäftigt sind. Manche befürchten, dass damit die Anonymitätssicherung eingeschränkt oder u.U. beseitigt werden könnte. Werden jedoch keine oder falsche Angaben zur organisatorischen Zuordnung gemacht, wird die angestrebte differenzierte Auswertung zwangsläufig beeinträchtigt, im schlimmsten Fall unbrauchbar.

 

Lösungsvorschlag 1: Selbstzuordnung der MitarbeiterInnen

Die meisten Anwender der Mitarbeiterbefragung präferieren die Selbstzuordnung der teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen. Wir empfehlen für diesen Fall:

  1. Überprüfung der tatsächlichen Zuordnung der einzelnen MitarbeiterInnen vor Beginn der Befragung und Information, welche Zuordnung auf dem Print- oder Online-Fragebogen durch Ankreuzen einer vorgegebenen Liste von Auswertungseinheiten oder durch Angabe eines Zahlencodes erfolgen sollte. Eine solche Überprüfung ist Aufgabe der Personalabteilung. Sie ist vor allem dann notwendig, wenn umfangreiche Restrukturierungen und Versetzungsaktionen stattgefunden haben oder wenn es Beschäftigte mit häufigem Tätigkeitswechsel zwischen verschiedenen Auswertungseinheiten gibt;
  2. Überzeugung der teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen von der Wichtigkeit einer korrekten Selbstzuordnung für die geplante Auswertung der Befragungsergebnisse mit Nutzen für Unternehmen und Beschäftigte;
  3. Information der teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen über spezielle Maßnahmen zur Anonymitätssicherung (z.B. keine Verknüpfung verschiedener Persönlichkeitsmerkmale auf Abteilungsebene, festgelegte Mindestgröße von Abteilungen für gesonderte Auswertungen etc.).

 

Lösungsvorschlag 2: Fremdzuordnung der MitarbeiterInnen

Für große Unternehmen mit sehr vielen Auswertungseinheiten empfiehlt sich die Fremdzuordnung im Rahmen des von uns entwickelten „Interactive Report Program“ (IRP) oder auch unabhängig davon, z.B. durch die jeweilige Führungskraft. Mit dem IRP wird die gesamte Organisationsstruktur des Anwenders abgebildet und die einzelnen Print- oder Online-Fragebogen mit entsprechenden Codes versehen, die eine zutreffende Zuordnung zu den vorgesehenen Auswertungseinheiten ermöglichen.