Die Digitalisierung der Mitarbeiterbefragung hat große Fortschritte gemacht. Ohne sie könnten  Mitarbeiterbefragungen nicht so schnell, so qualitativ hochwertig und auch nicht so kostengünstig durchgeführt werden wie dies heute der Fall ist. Dies gilt sowohl für die Online-Befragung wie auch für die klassische Printbefragung, bei der die zeitaufwendige händische Dateneingabe bereits weitgehend durch Einscannen ersetzt worden ist. Wir beteiligen uns an der fortschreitenden Digitalisierung der Mitarbeiterbefragung vor allem durch zwei eigenständige Software-Entwicklungen:  

           

Interactive Report Program

- ein automatisiertes Self-Reporting Tool -

           

Follow Up Activity Planner

- IT-Tool für Umsetzungsprozesse -

Beide Software-Pakete wurden von uns bereits erfolgreich in der Unternehmenspraxis getestet und erweisen sich vor allem in Fällen als besonders nützlich, wenn nach einer durchgeführten Mitarbeiterbefragung eine Vielzahl von Ergebnisberichten für Auswertungseinheiten auf verschiedenen Hierarchieebenen zu erstellen sind und weiter, wenn eine Vielzahl von Umsetzungsprojekten mehr oder weniger gleichzeitig zu bearbeiten sind und zentral gesteuert werden sollen

 

Eine dritte, zunehmend wichtiger werdende Komponente der IT-gestützten Mitarbeiterbefragung, die von uns aktiv gefördert wird, ist die Installation von… 

      Dashboards

        - mit neuen Möglichkeiten der Informationsaufbereitung -

Hintergrund:

IRP wurde mit der Zielsetzung entwickelt, die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung noch schneller als bisher den Zugangsberechtigten in Unternehmen und Verwaltungen gemäß den unterschiedlichen Zugangsberechtigungen zur Verfügung zu stellen. Dies ist aus verschiedenen Gründen keine einfache Aufgabe. Zu nennen sind insbesondere:

  • Die erhöhte Zahl der Zugangsberechtigten. Ergebnisberichte erhalten nicht nur die Mitglieder des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung, sondern grundsätzlich jeder Leiter einer Auswertungseinheit. In Großunternehmen mit vielen Geschäftsbereichen und vielen Standorten im In- und Ausland können dies mehrere Hundert sein;
  • die verstärkte Differenzierung der Zugangsberechtigten. Inhalt und Umfang der Informationen, die ein Zugangsberechtigter über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung erhält bzw. erhalten soll, sind typischerweise sehr unterschiedlich, abhängig z.B. von der Position in der Organisationshierarchie und von dem Geschäfts- bzw. Funktionsbereich, dem der Zugangsberechtigte zugeordnet ist.

Mit einer automatisierten Massengewinnung von Ergebnisberichten kann gewährleistet werden, dass große Berichtsmengen binnen kurzer Zeit nach Beendigung der Mitarbeiterbefragung fehlerfrei und regelkonform erstellt und den jeweils Empfangsberechtigten zur Verfügung gestellt werden können.

Was ist IRP ?

IRP ist eine von ISPA consult entwickelte leistungsstarke Software zur Erstellung aussagekräftiger Ergebnisberichte einer Mitarbeiterbefragung. IRP wird von uns zur Verfügung gestellt und mit Rohdaten der aktuellen (letzten) Mitarbeiterbefragung befüllt und gehostet. Die Befragungsdaten werden gemäß der vorab erfolgten Rechtevergabe den zugangsberechtigten Nutzern im Unternehmen zur Verfügung gestellt, die dadurch die Möglichkeit erhalten, ihre Berichte weltweit abzurufen. Der Zugriff des einzelnen Nutzers erfolgt ausschließlich über eine passwortgeschützte Eingabemaske.

Datenschutz und Vertraulichkeit beim Reporting:

Der Schutz von Mitarbeiterdaten und Befragungsergebnissen hat höchste Priorität. Das Hosting des Tools und der Befragungsdaten wird deshalb von uns übernommen. Nur so ist eine vollständige Trennung von Mitarbeiter- und Ergebnisdaten möglich. Damit ist auch gewährleistet, dass technisch versierte Beschäftigte des Auftraggebers das Antwortverhalten einzelner Mitarbeiter nicht unbefugt verfolgen können. Die durchgängige Verfügbarkeit des IRP-Tools während der Ergebnisformationsphase und die Wiederherstellbarkeit von gespeicherten Daten wird gewährleistet. Die Kommunikation mit dem IRP-Tool wird mit dem Internet-Verschlüsselungsprotokoll SSL abgesichert, das den Zugriff Dritter auf das System und die Befragungsergebnisse verhindert.

Die Vorteile im Überblick:

  • Das IRP-Tool ermöglicht dem Auftraggeber einen schnellen und automatischen Zugriff auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung.
  • ISPA consult gibt dem Auftraggeber ein leistungsstarkes Reportingprogramm an die Hand. So generiert der Auftraggeber bzw. die Berichtsempfänger über den Webservice schnell und einfach das Reporting und spart dadurch wertvolle Zeit.
  • Die individuellen Berichte werden durch Quervergleiche der eigenen Ergebnisse mit deren anderer Bereiche/Standorte oder durch Zeitvergleiche aufbereitet.
  • Unmittelbar nach der Dateneingabe der Fragebogen steht die Auswertung als PDF-Bericht für die Berichtsempfänger zur Verfügung. Bei Bedarf und Wunsch versenden wir bzw. die Projektleitung die definierten Berichte an die jeweiligen Verantwortlichen.
  • Einfache Erstellung und Downloads.
  • Der PDF-Bericht enthält eine übersichtliche, grafisch aufbereitet Darstellung der Ergebnisse. Neben einem Balkendiagramm zu jeder Skalenfrage gibt es zusätzlich eine Profillinie aller Skalafragen (vgl. Abb.).

Die Benutzeroberfläche des IRP (Interactive Report Program)

Abb.: Benutzeroberfläche des IRP (Interactive Report Program)

Fordern Sie jetzt einen Demozugang an!

Hintergrund:

Die innerbetriebliche Umsetzung von Befragungsergebnissen in Verbesserungsmaßnahmen ist für jede Mitarbeiterbefragung von größter Bedeutung, sind doch der wahrgenommene Erfolg oder Misserfolg in hohem Maße davon abhängig. Trotzdem geben die oftmals unbefriedigende Effektivität und Effizienz der Umsetzungsphase Anlass zur Kritik. Zwar werden in den Umsetzungsworkshops mit erheblichem Zeitaufwand und persönlichem Engagement vieler Beschäftigten große Mengen von Lösungsideen und Verbesserungsvorschlägen hervorgebracht, häufig werden diese jedoch gar nicht registriert, nicht oder nicht konsequent genug weiterverfolgt und geraten schließlich in Vergessenheit. Die zwangsläufige Folge ist dann, dass zum Schluss niemand mehr sagen kann, wie viele Umsetzungsmaßnahmen welcher Art geplant und auch realisiert worden sind, ganz zu schweigen, wieviel Nutzen für Unternehmen und MitarbeiterInnen dadurch entstanden ist. Vor diesem problematischen Hintergrund kommt FAP – von ISPA consult mittlerweile in Version 2.0 angeboten – eine besondere Bedeutung zu.

Was ist FAP ?

FAP ist ein Online-Tool, das der Umsetzungssteuerung der Befragungsergebnisse dient. Im Einzelnen werden drei Ziele verfolgt:

  • Ziel 1: erhöhte Effektivität und Effizienz der Umsetzung von Befragungsergebnissen in Verbesserungsmaßnahmen;
  • Ziel 2: umfassende, qualitativ verbesserte und beschleunigte Information der Projektleitung und der Unternehmens- und Geschäftsführung über den aktuellen Stand der Umsetzung und seine Veränderungen im Zeitablauf;
  • Ziel 3: Befähigung der Projektleitung und der Unternehmens- und Geschäftsleitung zur Intervention in den Umsetzungsprozess, falls Schwachstellen und/oder Fehlentwicklungen erkennbar werden.

Letztlich ist FAP ein Instrument des Umsetzungscontrollings, das sich vor allem für größere Unternehmen und Verwaltungen mit vielen Auswertungseinheiten und vielen parallel laufenden Umsetzungsprozessen in dezentralen Strukturen eignet.

Funktionsweise FAP:

Eine vorgegebene Eingabemaske fordert für jede Organisationseinheit, in der Umsetzungsmaßnahmen erarbeitet werden, neben Benennung der jeweiligen Organisationseinheit und der berechtigten Benutzung der Software, Eintragungen in 8 Pflichtfächer. Der Benutzer (in der Regel die verantwortliche Führungskraft), der die Umsetzung in der jeweiligen Organisationseinheit vorantreiben soll, muss eingeben:

  • Titel der Umsetzungsmaßnahme;
  • Zugehörigkeit zum Themenbereich aus der Befragung (z.B. „Vorgesetzte“);
  • kurze Problembeschreibung;
  • kurze Beschreibung der Maßnahme, mit der man eine Verbesserung erzielen will;
  • Name der dafür verantwortlichen Person;
  • aktueller Stand der Maßnahmenumsetzung (z.B. noch nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen);
  • Beginn der Maßnahmenumsetzung (Starttermin);
  • Abschluss der Maßnahmenumsetzung (Endtermin).

Weitere Felder können nach Bedarf und Wunsch angelegt werden. Beispiele: Wie wird die Umsetzungsmaßnahme erarbeitet? Besteht ein zusätzlicher Unterstützungsbedarf? Kann die Maßnahme die Ergebnisse in anderen Organisationseinheiten verbessern? u.a. Die FAP-Software ist so aufgebaut, dass mit diesen Eingaben Berichte generiert werden können. Je nach Rechtevergabe kann man sich die geplanten Maßnahmen in einem bestimmten Bereich betrachten und einen Bericht erzeugen (Maßnahmenübersicht). Lediglich der Administrator (Projektleiter) und die Unternehmens- und Geschäftsführung haben regelmässig das weitergehende Recht, über alle Bereiche hinweg einen aggregierten Gesamtbericht zu erzeugen.

Vorteile im Überblick:

  • Standardisierte Erfassung und Beschreibung der einzelnen Umsetzungsmaßnahmen durch Eintrag in eine vorgesehene Eingabemaske;
  • Übersicht über alle Umsetzungsmaßnahmen auf Basis des hinterlegten Organigramms;
  • aggregierte Häufigkeitsauszählung der Maßnahmen für verschiedene Entwicklungsstadien;
  • Erstellung des Rechte- und Rollensystems (Passwörter).

Mehr: vgl. FAP-Broschüre von ISPA consult mit aktuellen Informationen zur FAP Version 2.0. Gerne senden wir Ihnen diese Broschüre auf Anfrage zu.

Fordern Sie jetzt einen Demozugang an!

Hintergrund:

Die Fülle der Informationen, die durch eine Mitarbeiterbefragung gewonnen werden können, wirft die Frage auf, welche Informationen wie aufbereitet werden müssen, damit sie wichtige unternehmenspolitische, insbesondere personalpolitische Entscheidungen in Unternehmen und Verwaltungen unterstützen können. Neuerdings gewinnt ein spezieller IT-gestützter Lösungsansatz unter der Bezeichnung „Dashboard“ zunehmende Bedeutung, der sich durch besondere Anwenderorientierung auszeichnet.

Was ist ein Dashboard ?

Ursprünglich wurde unter einem „Dashboard“ das graphische Anzeigen von Informationen verstanden und mit der Armaturenbrett-Anzeige eines Flugzeugs verglichen. Dieses Begriffsverständnis gilt heute als zu eng; im Übrigen konkurriert eine so eng gefasste Begriffsverwendung mit dem bereits gut eingeführten Begriff „Cockpit“ (siehe Produkte/Cockpit). Eine allgemein akzeptierte Definition der vielfältigen Angebote von Dashboard-Konzepten liegt bisher noch nicht vor. In einer neueren Studie zur „Konzeption und Gestaltung von Management Dashboards“ wird u.a. die nachfolgende allgemeine Definition zitiert:  

”A multilayered application built on a business intelligence and data integration infrastructure that enables organizations to measure, monitor and manage business performance more effectively“ (Malik).

Was die Definition andeutet, aber die Besonderheit eines Dashboards u.E. ganz wesentlich bestimmt, ist die erhöhte Informationsqualität, die ein gut ausgebautes „Dashboard“ dem Anwender im Vergleich zu anderen Berichts-systemen bietet.

Design eines Dashboards:

Die erhöhte Informationsqualität ergibt sich aus dem typischen Design eines Dashboards. Ausgangspunkt ist der Informationsbedarf des Anwenders, der die Leistungen/Funktionen des Dashboards sowie die Daten und Kennzahlen festlegt, die das Dashboard ein- oder mehrdimensional mit bestimmten Designelementen visualisiert präsentieren soll. Im Unterschied zum bereits erwähnten Cockpit können die Anzeigen auf die individuellen Informationsbedürfnisse des Anwenders ausgerichtet und auch an sich ändernde Informationsbedürfnisse sehr kurzfristig angepasst werden, indem z.B. bestimmte Anzeigen ausgeblendet und dafür andere hinzugenommen werden. Nicht zu übersehen ist der erhebliche Programmierungsaufwand, wenn die Möglichkeit bestehen soll, einzelne Kennzahlen mit wechselnder Analysetiefe in die feinsten Verästelungen der Werttreiber zurückzuverfolgen und bestehende Zusammenhänge aufzuzeigen.

Beitrag ISPA consult:

Noch ist unklar, wie viele Unternehmen und Verwaltungen welcher Größenordnung Dashboards der genannten Art in ihrem Personalbereich zur Entscheidungsunterstützung einführen wollen. Wir haben  ein Programm zur Einführung von Dashboards im Personalbereich aufgelegt und bieten fachliche Assistenz bei der konzeptionellen Entwicklung an.